Türkiye’de vergi uyumu ve dijital dönüşüm süreçlerinin merkezinde yer alan e-Defter uygulaması, Logo Tiger kullanıcıları için hem yasal hem de operasyonel bir zorunluluk haline geldi. Bu rehber, e-Defter üretimi ve berat gönderim adımlarını teknik detaylarıyla birlikte açıklıyor.
1. e-Defter Tanımı ve Kapsamı
e-Defter, Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir’in GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak dijital ortamda hazırlanması, imzalanması, saklanması ve raporlanması sürecidir.
509 No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği uyarınca belirli ciro limitini geçen veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükelleflerin bu sisteme geçişi zorunludur. Güncel bilgiler GİB ve Logo e-Defter sayfalarından kontrol edilmelidir.
Logo Tiger, bu gerekliliklere uygun şekilde e-Defter ve berat dosyalarının oluşturulmasını destekler.
2. Logo Tiger e-Defter Süreç Akışı
Süreç yedi temel adımdan oluşur:
- Muhasebe kayıtlarının dönemsel kontrolü
- Parametrelerin mevzuata uygun yapılandırılması
- e-Defter formatında dosya üretimi
- Mali mühür veya NES ile imzalama
- Berat oluşturma
- Beratın GİB veya entegratör aracılığıyla gönderilmesi
- Dosyaların mevzuata uygun saklanması
3. Ön Hazırlık Aşaması
e-Defter oluşturulmadan önce yapılması gereken kontroller:
- Başvuru: GİB veya özel entegratör üzerinden e-Defter başvurusu tamamlanmış olmalı.
- Mali mühür / NES: Aktif ve test edilmiş olmalı.
- Firma bilgileri: VKN/TCKN, unvan, adres, hesap planı, dönem tarihleri eksiksiz olmalı.
- Muhasebe bütünlüğü: Fişler onaylı, bakiyeler uyumlu olmalı.
- Zaman senkronizasyonu: Sunucu ve istemci saatleri doğru olmalı.
Bu kontroller yapılmadan başlatılan işlemler, berat reddi veya düzeltme yükümlülüğüne yol açabilir.
4. Parametrelerin Tanımlanması
Logo Tiger menüsünde ilgili firma ve dönem seçilerek aşağıdaki ayarlar yapılır:
- Defter türü (Yevmiye / Büyük Defter)
- Şema-şematron bilgileri
- Mali mühür sertifika yolu
- Dosya adlandırma formatı
- Entegratör bağlantı bilgileri (varsa)
Entegratör kullanılıyorsa (örneğin eLogo), yapılandırma doğru olmalıdır. Parametreler düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
5. Dönemsel e-Defter Oluşturma
5.1 Muhasebe Kayıtlarının Kilitlenmesi
İlgili döneme ait fişler tamamlanır, değişiklik yapılmaması için dönem kilidi veya fiş onay mekanizması uygulanır.
5.2 e-Defter Dosyalarının Üretimi
Menüden e-Defter / Defter Oluşturma ekranı açılır.
Dönem seçildikten sonra sistem, GİB’in belirlediği XBRL formatında:
- Yevmiye kayıtlarını
- Defter-i Kebir hareketlerini
- otomatik olarak üretir.
Oluşan dosya bilgileri (satır sayısı, toplam borç/alacak, firma bilgisi vb.) kontrol edilmelidir.
6. Berat Oluşturma ve Gönderim
6.1 Berat Dosyası
Her e-Defter için ilgili döneme ait berat (XML formatında) oluşturulur.
İmzalama mali mühür veya NES ile yapılır. İmza sonrası sistem berat dosyasını üretir.
6.2 GİB veya Entegratör Gönderimi
Üç yöntem mevcuttur:
- GİB Portalı: Manuel yükleme yapılır.
- Özel Entegratör: Tiger entegrasyonu üzerinden otomatik gönderim sağlanabilir.
- Karma Model: Defter Tiger’da üretilir, berat manuel yüklenir.
Gönderim sonrasında “Başarılı” yanıtı alınmalı ve log kayıtları saklanmalıdır.
7. Saklama, Yedekleme ve Denetim
Saklanması gerekenler:
- e-Defter dosyaları
- Beratlar
- Mali mühürlü versiyonlar
- GİB onay logları
Bu veriler, yasal saklama süresi boyunca güvenli biçimde muhafaza edilmelidir.
Dosyalar en az iki farklı ortamda saklanmalı, yedekler düzenli test edilmelidir.
Dönem bazlı klasör yapısı denetim sürecini hızlandırır.
8. Sık Yapılan Hatalar
- Yanlış veya eksik firma bilgisi
- Onaysız fişlerle defter oluşturulması
- Hatalı dönem seçimi
- Mali mühür arızaları
- Yetersiz yedekleme
Bu hatalar, her dönem sonunda kontrol listesiyle çalışılarak önlenebilir.
9. Sonuç
Logo Tiger, e-Defter süreçlerini yasal uygunluk, denetlenebilirlik ve veri bütünlüğü açısından güvenilir biçimde yönetir.
Doğru parametreler, düzenli kontroller ve sağlam yedekleme politikaları sayesinde:
- Yasal riskler azalır,
- Denetim işlemleri hızlanır,
- Finansal veriler güvenli kalır.
Şirket içi standart prosedürler ve entegrasyon çözümleriyle bu süreçler kurumsal yapıya taşınabilir.